Automatisering maakt het verschil

29 juni 2009

Gemak en eenvoud. Klanten hechten er steeds meer waarde aan, bijvoorbeeld wanneer ze bij een bedrijf aankopen doen of zich willen oriënteren binnen het assortiment. Met automatisering kan een ondernemer zijn - potentiële - opdrachtgevers op de wenken bedienen. "Het is elke MKB'er aan te raden, omdat je er in principe altijd winst mee boekt", zegt innovatieadviseur Stefan Morssink van Syntens. "Maar ik beschouw automatisering zelfs als een noodzaak als je met je product onvoldoende onderscheidend vermogen hebt. Je maakt dan het verschil in processen en diensten."

• 

Een bedrijf dat in rubberpersen is gespecialiseerd, dat potentiële klanten op zijn website een aantal gegevens laat invoeren en aansluitend meldt, of de techniek ook een nuttige toepassing is voor hen. Een onderneming die digitale bezoekers vraagt het kentekennummer van hun auto door te geven en hun vervolgens onmiddellijk laat weten welke onderdelen moeten worden besteld voor de gewenste turbocharge. Innovatieadviseur Stefan Morssink van Syntens brengt het ene na het andere fraaie voorbeeld naar voren wanneer hem wordt gevraagd hoe MKB'ers bij - mogelijke - klanten scoren met automatisering. Zo'n digitale strategie is volgens hem helemaal profijtelijk wanneer de eigenlijke activiteiten van de ondernemer onvoldoende kleur hebben en hij zich tóch wil onderscheiden.

Verbetering
"Kijk dan naar de processen eromheen", zegt hij. "Speel in op de behoefte aan eenvoud en gemak. Dat is vooral van belang met het oog op nieuwe klanten. Gebieden waarin je kunt investeren? Je manier van informatieverstrekking. Maar ook dat de klant gemakkelijk en eenvoudig inzicht krijgt, tot een keuze komt en bestelt. Kijk verder naar diensten rondom het geleverde product: registratie, documentatie, herhalingaankopen, service en onderhoud, et cetera. Overtref verwachtingen door kennis aan te reiken en suggesties te doen voor verbetering van gebruik van het product en van optimale bedrijfsvoering."

Hoger rendement
Dit alles vereist digitalisering van de work flow, van sales tot levering. Die stap levert een hoger rendement op en leidt tot minder fouten. Morssink: "Kleine ondernemingen zijn bij voorkeur lean & mean. Alles wat geautomatiseerd kan worden, moet geautomatiseerd worden. Zorg ervoor dat routinezaken uit handen worden genomen. Voer gegevens maar één keer in. Medewerkers kunnen zich dan bezighouden met de zaken waar ze goed in zijn en waarmee geld wordt verdiend."
Morssink vervolgt: "Er is dan een sterke efficiëntieverbetering, ook al omdat de kans op fouten wordt geëlimineerd en iedereen alles kan vinden. Heel gunstig, want een klein bedrijf is kwetsbaar. Als nu een medewerker afwezig is, weten ook collega's informatie te achterhalen en kunnen zij activiteiten gemakkelijker overnemen."

Meer grip
De innovatieadviseur stelt dat de ondernemer ‘meer grip op de tent' krijgt. "Met digitalisering van de work flow wordt het kennismanagement automatisch geregeld, worden feiten omgezet in informatie op basis waarvan je het bedrijf kunt sturen én wordt de zaak meer waard en overdraagbaar. De onderneming zit niet meer in hoofden van medewerkers, maar in procedures en systemen."
Morssink wijst ook op de generatie die is opgegroeid in een digitale wereld. "Wat vaak wordt vergeten, is dat jonge mensen die bij jou aankopen doen, liever iets online aanpakken dan de telefoon pakken. Als consument kun je steeds meer zaken digitaal regelen. Waarom zou je als medewerker of ondernemer van een bedrijf niet ook digitaal kunnen vergelijken, uitzoeken en bestellen? Verder heeft zowel klant als ondernemer er baat bij dat simpel herhalingsaankopen kunnen worden gedaan en dat er een herinnering wordt verstuurd wanneer het tijd is voor een servicebeurt."

Syntens organiseert speciale Innovatiekringen over het onderwerp digitalisering van de workflow.
Kijk voor het aanbod op www.syntens.nl