Hoe SPF, DKIM en DMARC bepalen of je offerte aankomt of in spam belandt
Als productiebedrijf is het belangrijk dat je e-mails aan klanten, leveranciers en overige relaties niet in de spamfolder terechtkomen. Lang niet iedereen controleert de spamfolder, waardoor belangrijke informatie, zoals die ene offerte of leveringsupdate, ongezien blijft. Dit is niet alleen erg frustrerend, het kan zelfs klanten kosten en de reputatie van je onderneming schaden.
Als productiebedrijf is het belangrijk dat je e-mails aan klanten, leveranciers en overige relaties niet in de spamfolder terechtkomen.
In dit artikel behandelen we drie protocollen die ervoor zorgen dat dit risico zoveel mogelijk beperkt wordt én tegelijkertijd voorkomt dat cybercriminelen vanuit jouw bedrijfsnaam valse berichten versturen.
Drie protocollen die onmisbaar zijn voor alle bedrijven in de metaalsector
Ongeacht de grootte van je onderneming, is het essentieel dat je kunt vertrouwen op e-maildeliverability. De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat je mails niet meer in de spamfolder terechtkomen, is door te kiezen voor een zakelijk e-mailadres dat wordt ondersteund door drie belangrijke veiligheidsprotocollen (SPF, DKIM en DMARC).
Waarom SPF, DKIM en DMARC essentieel zijn
Grote e-mailproviders zoals Gmail en Outlook/Microsoft hanteren deze protocollen steeds strenger, wat betekent dat mails zonder correcte records vaker als spam worden gemarkeerd of worden geweigerd. Om dit behapbaar te maken hebben we de Nederlandse onderneming Hostnet gevraagd om deze technische protocollen op een duidelijke manier toe te lichten.
Wat is SPF?
SPF staat voor Sender Policy Framework en het is een DNS-record dat aangeeft welke servers namens jouw domein mogen mailen. In dit geval hebben we het dus over zakelijke mail, waarbij de domeinnaam als afzender komt te staan. Zonder SPF is het mogelijk dat anderen je domeinnaam misbruiken, bijvoorbeeld voor het versturen van spam. Het is echter slechts een onderdeel van goede e-mailbeveiliging, want hiervoor zijn nog een aantal andere protocollen van belang.
Wat is DMARC?
Tot slot Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC), dat de verificatiemethoden van SPF en DKIM combineert en aangeeft wat er moet gebeuren als een e-mail deze twee controles niet doorstaat. In dit geval zijn er drie scenario’s: weigeren, in quarantaine plaatsen of doorlaten. DMARC verstuurt ook een rapportage, zodat je als bedrijf op de hoogte bent en eventueel misbruik kunt signaleren. Ook deze implementatie vergroot de kans dat je eigen offertes dus niet in de spamfolder van de ontvanger terechtkomen, aldus Hostnet.
Waarom zijn SPF, DKIM en DMARC essentieel voor zakelijke mail
De belangrijkste voordelen van deze technische protocollen zijn:
- ervoor zorgen dat je zakelijke e-maildres niet wordt gebruikt voor het versturen van spam
- ervoor zorgen dat verzonden mail minder snel in de spamfolder belandt van de ontvanger
Je kunt dit eenvoudig zelf controleren via MXToolbox.com, waar je kunt controleren of de drie protocollen juist zijn ingesteld. Als je zakelijke mail afneemt via een Nederlands webhostingbedrijf als Hostnet, kun je uiteraard ook contact opnemen met de klantenservice om dit te laten checken door een expert. Of dit al automatisch is ingesteld is onder meer afhankelijk van de gebruikte nameservers en DNS-instellingen van je domein.
